Müdürlüklerin Çalışma Usul ve Esasları Yönetmelikleri

T.C.

KARATAŞ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu yönetmelik Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen:

a) Başkan : Karataş Belediye Başkanını,

b) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını

c) Belediye : Karataş Belediyesini,

d) Meclis : Karataş Belediye Meclisini

e) Komisyon : Karataş Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını

f) Encümen : Karataş Belediye Encümenini,

g) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

h) KEP : Kayıtlı Elektronik Postayı

i) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,

j) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü,

k) Personel : Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan personeli

l) SDP : Standart Dosya Planını,

m) UETS : Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi ni

İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görevleri

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 5 – Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür,

b) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütür,

c) Belediyenin ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile ilgili işlemlerini yürütür,

d) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’na göre nikâh ile iş ve işlemleri yürütür,

e) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre iş ve işlemleri yapmak.

f) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir; yazışmaları yapar,

g) Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik hükümlerini uygulamak.

h) 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar,

i) 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda müdürlüğün, yıllık bütçesini hazırlar,

j) Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır işlemlerini yürütür,

k) Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar,

l) Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde yapar ve yürütür,

m) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

n) Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri yapar ve yürütür.

o) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 6- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü idari teşkilatı

a) Müdür,

b) Evlendirme memurluğu

c) İlan ve Reklam memurluğu

d) Büro personelinden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 7- (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Yazı İşleri müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Evlendirme Memuru: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri, Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik ve 07.11.1985 tarih ve 18921 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Evlendirme Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda atanır.

c) İlan ve Reklam Memuru: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri doğrultusunda atanır

ç) Personel: Memur, işçi, sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile çalışan tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 8- Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

d) Müdürlüğün sevk idare ve disiplininden sorumludur,

e) Personeli arasında yazılı görev dağılımını yapar,

f) Müdürlüğün harcama yetkilisidir,

g) Müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

h) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

i) Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,

j) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,

k) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,

l) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için kararlar verir, tedbirler alır ve uygular,

m) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

n) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisine sahiptir,

o) Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta bahsi geçen durumların oluşması halinde disiplin cezası verir,

p) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapar, rastlayacağı aksaklıkları giderir,

r) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili mevzuat çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

s) Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit eder,

t) Birimdeki tüm görevlerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapar,

u) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir,

v) 5393 sayılı kanun ile diğer ilgili belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Bağlı Bürolar

MADDE 9 – Yazı İşleri Müdürlüğü uhdesinde Genel Evrak Bürosu, Meclis ve Encümen Bürosu ile Evlendirme Bürosu, İlan Reklam Bürosu, İnsan Kaynakları Bürosu yer almaktadır. Bahsi geçen bürolar mevzuat ve üstlerin belirlediği sınırlar çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

A- Genel Evrak Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1) Belediyeye fiziksel ve/veya elektronik olarak gelen her türlü evrakın, vatandaş istek ve şikâyetlerini içeren dilekçelerin kabulünü yapmak,

2) Gelen evrakın hangi birime havale edileceğini tespit edip havalesini gerçekleştirmek üzere müdüre arz etmek,

3) Başkan, başkan yardımcısı, müdür ya da müdür tarafından yetkilendirilmiş birim sorumlusu tarafından havalesi yapılan evrakların EBYS’ne uygun olarak kaydını yapmak ve ilgili birimlere EBYS sistemi üzerinden veya fiziksel olarak iletmek,

4) KEP sistemi üzerinden gelen ve KEP üzerinden giden evrak akışını sağlamak,

5) UETS sistemin üzerinden gelen tebligatları kabul etmek ve ilgili müdürlüğe sevkini sağlamak.

6) Birimler tarafından kurum dışına gönderilen evrakları EBYS üzerinden kabul etmek ve eklerinin de fiziksel olarak takibini gerçekleştirmek,

7) Elektronik imza ile imzalanmış evraklardan kurum dışına gidecek olanların e-imza ile imzalandığına dair onaylanmasını yapmak.

8) Birimler tarafından ilçe içerisindeki kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen evrakların çıktılarını alarak, Kurye personeli aracılığıyla zimmet karşılığında ilgililerine teslim etmek,

9) Kurum dışına posta (ödeme emirleri hariç) ile gönderilecek evrakın postalama işlemini yürütmek,

10) Kuruma gelen ve kurumdan gönderilen evrakların SDP numaralarının takibi ve EBYS’ye uygun olarak düzenlenmesini sağlamak,

11) Genel Evrak Birimi, yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, ilgili mevzuat çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur,

12) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

B) Meclis ve Encümen Bürosu Görev Yetki ve Sorumlulukları

a) Belediye Meclisi ile İlgili Görevler

1) Meclis toplantılarının “Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği” hükümlerine uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.

2) Belediye birimlerinden yasa, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis gündeminin oluşturulmasına yönelik hizmetleri yapmak,

3) Meclis toplantı tarihi, saati, toplantı yeri ve gündeme ilişkin bilgileri Meclis Üyelerine duyurur; Belediye internet sayfasında duyurulması sürecini yürütmek ve kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak,

4) Meclis toplantılarında bir önceki toplantı özetlerinin dağıtımını sağlamak,

5) Meclis toplantısı sonrasında gündem tekliflerinin havale edildiği i komisyonlarına göre dosyalanıp ilgili komisyonlara iletimini sağlamak,

6) Belediye Meclisi ve komisyonların çalışmalarına yardımcı olmak ve Meclis kararlarını yazmak,

7) Meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, Başkanlık Divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada arşivlemek, incelemeye hazır bulundurmak,

8) Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere Meclis Başkanlığınca tutulan hazirun defterini tutmak,

9) Alınan meclis kararlarının mülki amire Belediye Başkanı tarafından onaylandığı tarihten itibaren 7 gün içinde göndermek.

10) Meclisçe alınan kararların ilgili birimlere, kurumlara iletilmesini ve arşivlenmesini sağlamak,

11) Meclis Başkanlığına verilen yazılı ve sözlü soru önergeleri gereği ilgili müdürlüklere gönderilerek, önergelerin yazılı olarak cevaplandırılması sağlanır.

12) Meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına ve gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,

13) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

b) Belediye Encümeni ile İlgili Görevler

1) Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine etmek ve bununla ilgili yazışmaların takibini yapmak,

2) Başkanlık oluru ile encümene havale olunan ve EBYS sistemi üzerinden gelen evrakların çıktılarının alınarak encümen gündeminin hazırlanmasını sağlamak,

3) Encümen toplantısında gündem maddeleri ile ilgili notları ve gelen teklifler üzerine alınan kararları düzenlemek.

4) Encümen toplantılarında alınan kararların şekil ve usul açısından resmi evrak haline getirilmesi ve arşivlenmesini temin etmek,

5) Encümen kararları imzalandıktan sonra ilgili müdürlüğe zimmet defteriyle göndermek,

6) Encümen üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı ilgili müdürlüğe aylık olarak puantaj göndermek,

7) Encümene ilişkin tüm bilgi, belge ve dosyaların oluşturulması, arşivlenmesi ve korunmasını sağlamak,

8) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapmak.

c) Müdürlük Kaleminin Görevleri

1) Müdürlüğe gelen ve giden bütün evrakların birim veya personele tebliğini yapmak, cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazırlamak, cevap verilmesini sağladıktan sonra arşivlemesini temin etmek,

2) Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmasını yaptıktan sonra arşivlemesini yapmak,

3) Müdürlüğün tüm birimlerinde bulunan taşınır mal hesabını tutmak ve listesini hazırlamak, ilgili bürolara asmak, taşınır kayıtlarını tutmak suretiyle her yılsonu cetvellerini hazırlayarak ilgili müdürlüğe göndermek,

4) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol etmek ve süresinde cevap verilmesini sağlamak,

5) Müdürlüğe CİMER sistemi üzerinden gelen şikâyetlerin kontrolü ve cevaplanmasını sağlamak,

6) Müdürlük bütçesi ve faaliyet raporunu hazırlayarak ilgili müdürlüğe göndermek,

7) Belediye Meclis Üyelerinin özlük ve diğer işlemlerini yürütmek.

C) Evlendirme Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları

1. Evlenmek talebi ile müracaat eden kişilerin taleplerini kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek,

2. Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak,

3. Belirlenen nikâh gününde nikâh akdini gerçekleştirmek,

4. Başkan adına vekâleten nikâh akdini gerçekleştirmek,

5. Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanmasını sağlamak,

6. Evlenme akdinin İlçe Nüfus Müdürlüğüne elektronik ortamda bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak,

7. Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde bulundurulmasını sağlamak,

8. İlgili kayıtların tutulması ve arşivlenmesini sağlamak.

9. Mahkemelerden gelen geçmiş zamanlara ait evliliklere ait imza örnekleri, adres bilgileri gibi talepleri vs istenen bilgileri Evlendirme Birimi arşivinden çıkarılarak ilgili kurumlara gönderilmesini sağlamak.

C) İlan ve Reklam Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları

1. Belediyemize Resmi Dairelerden gelen ilan metinlerinin Belediye hoparlörü ile ilan tahtasına asılarak ilanını yapmak, bu ilanlara ait tutanakları Resmi dairelere göndermek.

2.Vatandaşlarımızdan gelen cenaze, kayıp v.b. ilanların ses yayın cihazları ile anonslarını yapmak sureti ile halkımızı bilgilendirmek.

3.Yazı İşleri Müdürü’nün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

C) İnsan kaynakları Bürosunun Görev Yetki ve Sorumlulukları

Memuriyete ilk kez atanacaklarla ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda gerekli tüm işlemleri yapmak,
Belediyemize ilk defa işçi olarak alınacakların ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda işçi alımlarında aranacak şartları tespit ederek, Türkiye İş Kurumundan işçi talebinde bulunmak ve talep şartlarını taşıyanların başvurularını kabul etmek,
5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 49. maddesi gereğince kadro karşılığı belirli sürelerle çalıştırılacak sözleşmeli personel alım iş ve işlemlerini yürütmek,
Belediyemize başvuruda bulunan stajyer öğrencilerin değerlendirmesinin yapılarak görev müdürlüğünü belirlemek,
Adaylıkta en az bir yılını tamamlayan başarılı memur adayların asaletlerinin tasdikini, iki yıl sonunda başarısız olan adayların da ilişiklerinin kesilmesi ile ilgili işlemlerini yapmak,
Memur personelin intibak ve terfi işlemleri yapmak, unvan değişikliği, görevde yükselme ve kadro ihdas, iptal ve derece değişikliği cetvelleri hazırlamak,
Personelin atama ve görevlendirme ile ilgili işlemlerini yapmak,
Emekli olma talebinde bulunan veya istifa eden personelin işlemlerini yürütmek,
Personelin ilişik kesme formunu düzenlemek, yapılan bu işlemle gereğini yapmak üzere görev müdürlüğünü, Bilgi İşlem Müdürlüğünü ve Malî Hizmetler Müdürlüğünü bilgilendirmek,
Teşekkür, takdirname, ödül ve disiplin cezalarına ilişkin işlemleri yapmak; göreve son verme ve görevden uzaklaştırma işlemlerini yapmak,
Personel özlük bilgilerini bilgisayar ortamında ilgili programlara yüklemek ve bu kayıtların güncelliğini sağlamak,
Personel davalarına ilişkin istenilen belgeleri düzenlemek ve ilgili makamlardan gönderilen kararları tebliğ etmek,
1’inci, 2’nci ve 3’üncü derece kadrolarda bulunan memurların talepleri üzerine yeşil pasaport müracaatlarına ilişkin işlemleri yapmak, görevlendirilen personelin hizmet pasaportu alabilmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak,
Askerlik ve hizmet borçlanması işlemlerini yapmak,
Yıllık, mazeret, hastalık, ücretsiz izin, evlilik, ölüm ve doğum izinlerine ilişkin işlemleri yapmak, İzinlerini yurtdışında geçirmek isteyenlerin yurtdışı izin evraklarını hazırlamak,
Memurlardan beş yılda bir mal beyanı almak, beyanların karşılaştırmasını yapmak,
Personelin silâh altına alınma ve göreve dönmeleriyle ilgili işlemleri yapmak,
İşçi personele Toplu İş Sözleşmesi ile verilen sosyal hakları takip etmek, ücret artışlarının hesaplanmasını denetlemek,
Aylık İşgücü Çizelgesi hazırlayarak her ayın ilk haftası İŞKUR’a göndermek,
Yan Ödeme ve Özel Hizmet Tazminat Cetvellerini Valilik makamına sunmak,
Müdürlüklerden eğitim taleplerinin alınması ve eğitim ihtiyacını belirlemek,
Belirlenen ihtiyaca göre eğitim programı hazırlamak ve duyurmak,
Gerçekleştirilen eğitimde katılım takibi ve verimlilik ölçmek,
Kanunlar çerçevesinde personeli yurt içinde ve yurt dışında düzenlenen eğitimlere göndermek ve bununla ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
Müdürlüklerden gelen Performans Değerlendirme formlarının tetkik edilerek performans değerlendirme Yönergesinde bulunan hükümleri uygulamak,

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10- Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür. Bu kapsamda:

1) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar,

2) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır,

3) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur,

4) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir,

5) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

6) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

7) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

8) İş bölüşümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

9) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

10) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

11) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

12) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

13) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,

14) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz,

15) Görevlerini hiçbir ayrımcılığa sebebiyet vermeden yürütür,

16) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir ve olumsuz bir durumda konu üstlere yansıtılarak gerekli tedbirlerin alınası sağlanır,

17) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.

18) Personel 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin İcrası

MADDE 11- Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip kaydedilerek gereği için ilgililerine verilir.

b) Görevin planlanması: Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin icrası: Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İşbirliği ve Koordinasyon

MADDE 12- Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;

a) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır,

b) Diğer kuruluşlarlakoordinasyon; Yazı İşleri Müdürlüğü; Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk gerçek ve tüzel kişileriyle yapacağı yazışmaları, sorumlu personel ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya ilgili Başkan yardımcısının imzasıyla yürütür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

Müdürlük İçi Denetim

MADDE 13- Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde müdür tarafından da yapılır,

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur,

b) Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Personel Özlük dosyaları

MADDE 14- Personelin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, görevde yükselmesinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük dosyaları başlıca dayanaktır.

Disiplin cezaları

MADDE 15- Yazı İşleri Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

MADDE 16- Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

MADDE 17- Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve kesinleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer.

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile Karataş Belediye Meclisi’nin 02/05/2008 tarih ve 40 sayılı kararı ile kabul edilen “Karataş Belediyesi Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.

Yürütme

MADDE 18- Bu yönetmelik hükümleri, Başkan tarafından yürütülür.

Hamdi KÖYLÜ Cemal AKBAŞ Bahri GAYIR

Meclis 2. Başkanvekili Meclis Katibi Meclis Katibi

T.C.

KARATAŞ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Mali Hizmetler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik Mali Hizmetler Müdürlüğü ve görevli personelin çalışma usul, görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- Bu Yönetmelik 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen,

a) Belediye : Karataş Belediyesini,

b) Başkan : Karataş Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

d) Meclis : Karataş Belediye Meclisini,

e) Encümen : Karataş Belediye Encümenini,

f) Müdürlük : Mali Hizmetler Müdürlüğünü,

g) Müdür : Mali Hizmetler Müdürünü,

h) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

ı) Personel : Mali Hizmetler Müdürlüğü çalışanlarını

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- Karataş İlçe Belediyesi’nde, Mali Hizmetler Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48’ inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak kurulmuştur.

Müdürlüğün görevleri

MADDE 6- Müdürlüğün görevleri:

a) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek,

b) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

c) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak,

d) Hesap verebilirlik ve tek düzeni sağlamak,

e) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri vermek, yazışmaları yapmak,

f) 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapmak,

g) Müdürlüğün, 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda yıllık bütçesini hazırlamak,

h) Müdürlüğün 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır işlemlerini yürütmek,

i) Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak,

j) Ön mali kontrol faaliyetini yürütmek,

k) Mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- Mali Hizmetler Müdürlüğü idari teşkilatı müdür ve büro personelinden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 8- Mali Hizmetler Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Mali hizmetler müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Personel: Memur, işçi ve sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile çalıştırılan tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9– Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

3) Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,

4) Birimin yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde Mali iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,

5) İdarenin Mali yönetim ve kontrol sisteminin etkili bir şekilde çalışması için gerektiğinde harcama yetkilileri ile toplantı yapar, üst yöneticiyi bilgilendirir ve önerilerde bulunur,

6) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar,

7) Giderlerin artmasına neden olacak ve idareye yükümlülük getirecek tasarıların mali yükünün hesaplanmasını yapar,

8) Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlar,

9) Mali hizmetlerin saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır,

10) Müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

11) Müdürlük bünyesinde görev yapan büroların tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,

12) Giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesini sağlar,

13) Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri alır, saklar ve ilgililere verir veya gönderir,

14) Mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutar, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenler,

15) Gerekli bilgi ve raporları, bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak verir,

16) Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza eder ve denetime hazır bulundurur,

17) Mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetler veya mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini ister,

18) Harcama birimleri arasında mali yönetim ve kontrol alanında koordinasyonu sağlar,

19) Birim hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde yürütülmesini, ödeneklerin planlanarak ilgili yerlere zamanında gönderilmesini, ön mali kontrole ilişkin faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar,

20) Birim tarafından hazırlanması gereken plan, program, bütçe, kesin hesap, Mali tablolar, faaliyet raporu ve diğer raporlar ile mali istatistiklerin zamanında hazırlanarak ilgili idarelere gönderilmesini temin eder,

21) Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlar,

22) Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelebilen kayıtları tutar,

23) Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarından ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünü yapar,

24) Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri verilmesinde geri verilecek tutarın düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygun olmasını sağlar,

25) Ödemelerin ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırasında göz önünde bulundurularak muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasını temin eder,

26) Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken göstermediği noksanlıklardan muhasebe mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerinin ilgili mevzuatına göre kontrol etmekten, hesabını kendinden sonra gelen müdüre devretmek, devredilen hesabı devralmaktan, yetkili mercilere hesap vermekten sorumludur.

27) Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takip ve gerektiğinde ilgiliye bilgi verilmesini sağlamak,

28) İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişiye ulaşmasını sağlamak,

29) Büronun iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden sorumludur,

30) Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi işlemlerini takip etmek,

31) Büro ile üst amirleri arasındaki koordinasyonu sağlamak,

32) Müdürlüğün aylık faaliyetinin hazırlanmasını temin etmek,

Müdürlüğe Bağlı Büro ile Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10 – Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne bağlı Muhasebe Bürosu yer almakta olup, söz konusu büronun görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

1) Belediyeye ait tahsil edilen gelirlerin ve alacakların kayıtlarının tutulması, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesini sağlamak

2) Para ve para ile ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasına ilişkin muhasebe hizmetinin sunulmasını sağlamak,

3) Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamak, bankayla ilgili mutabakat işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,

4) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek,

5) Bütçenin hazırlanmasında kullanılacak bütçe hazırlama rehberini, belge ve cetveller ile gerekli dokümanları üst yöneticinin harcama birimlerine göndereceği bütçe çağrısı yazısına ekleyerek ilgili birimlere göndermek,

6) Harcama birimlerinden gelen bütçe tekliflerini ve performans programlarını kayıtlara geçirerek hazırlık bütçesini oluşturmak,

7) Yapılan hazırlık bütçesini Müdür ile birlikte diğer harcama birimi temsilcileri ile görüşerek idarenin bütçe hazırlanmasında ilgili kanunları, yönetmelikleri dikkate alarak üst yöneticinin belirleyeceği belediyenin bütçesini yapmak,

8) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

9) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak,

10) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin yapacağı faaliyet raporu için harcama birimlerine istenilen dokümanları temin etmek,

11) İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini harcama birimleri ile birlikte düzenlemek,

12) Mali hususları düzenleyen mevzuatın uygulanması konusunda Müdür aracılığı ile harcama birimlerine gerekli bilgileri aktarmak,

13) Harcama birimleri tarafından istenilen ödenek kayıtlarını tutmak ve düzenlemek, ödeneklere ilişkin bütçe rakamlarının güncelliğini takip etmek,

14) Bütçe bölümleri arasında yapılacak ödenek aktarmalarıyla ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak,

15) Müdürlükler tarafından yapılacak olan doğrudan temin usulü ile yapılacak harcamaların takip edilmesini ve kayıtlarının tutulmasını sağlamak,

16) Belediyenin mevzuatta belirtilen esaslara göre dönemine ilişkin Sayıştay’a verilmesi gerekli hesapların verilmesini sağlamak,

17) Belediyenin mali yapısıyla ilgili aylık, üçer aylık ve yıllık dönemler itibariyle raporların hazırlanmasını ve üst yönetime sunulmasını sağlamak,

18) İçişleri Bakanlığı denetimlerinde gerekli iş ve işlemlerin istenen evrak ve ilgili hesapların verilmesini sağlamak,

19) Onaylanan yılsonu kesin hesabını ilgili mevzuatında belirtilen süre içerisinde Sayıştay’a ve diğer ilgili kamu idarelerine intikalini sağlamak,

20) Gider hesaplarının takip ve kontrol edilmesini, harcamaların bütçeye uygun olarak yapılmasını sağlamak,

21) Belediyenin bütün giderlerinin mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlamak,

22) Ödeme evraklarının (çek, havale) tanzimi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

23) Kamu kurum ve kuruluşlarına gelir kalemlerinden ayrılması gereken yasal payların ilgili emanet hesaplara alınmasını ve emanet hesapların takibi ile ilgili çalışmaların kontrol ve koordine edilmesini sağlamak,

24) Belediyenin yükümlülükleri arasında bulunan çeşitli harç, vergi, fon vb. ödemelerin yapılmasını sağlamak,

25) Çalışanların ücret, mesai, ikramiye vb. nakdi haklarının ödemelerini zamanında yapılmasını sağlamak,

26) Emekliliği hak edenlerin kıdem tazminatlarının ödemelerini yapmak,

27) Belediyedeki mali mevzuat ile ilgili konularındaki anlaşmazlıkları incelemek ve gerekiyorsa sorunun çözümü için mali danışmanlık firmalarıyla işbirliği yapmak,

28) Muhasebe işlemlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak,

29) Her gün yapılan tahsilâtın gelir kalemleri itibariyle muhasebeleştirilmesini sağlamak,

30) Aylık gelir ve gider tablosu hazırlanmasını sağlayarak amirine sunmak, gelirlerin eğilimleri ile ilgili amirini bilgilendirmek,

31) Bankalardaki belediyenin hesaplarının banka ekstrelerinin giriş ve çıkışı hareketlerinin sürekli kontrolü ile kasanın ve banka cari hesaplarının tutturulmasını sağlamak,

32) Tüm sarf evraklarının mevzuata uygun düzenlenmesini sağlayarak muhasebeleştirilmesini sağlamak,

33) SGK işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerini düzenlemek

34) Memur personelin özlük bilgilerini (öğrenim, askerlik, atama, kadro bilgileri, terfileri, unvan değişikliği, hizmet değerlendirilmesi vb.) Hizmet Takip Programı’na (HİTAP) işlemek,

35) Başkan, başkan yardımcıları, işçi, memur, sözleşmeli personel, stajyer, meclis üyeleri, encümen üyeleri ücret tahakkuklarını oluşturmak,

36) İcra, nafaka ve kişi borcu gibi yasal kesintileri yapmak ve takip etmek,

37) Vefat, işten çıkarma, disiplin kurulu kararı ile ve askerlik vb. nedeniyle kayıt kapama işlemlerini yapmak,

38) Doğum, ölüm ve evlilik vb. kanunda belirtilen yardımları tahakkukunu oluşturmak,

39) İşten ayrılan veya iş akdi feshedilen personelin kıdem tazminatı vb. cetvellerini hazırlayarak üst makamın onayına sunmak,

40) SGK, e-bildirge, kesenek bilgi sistemi internet ortamında göndermek ve online iş göremezlik ödeme sisteminde personel raporlarına onay vermek.

41) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11- (1) Müdürlüğün görev alanına giren görevler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

(2) Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

1) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum ve davranış sergiler,

2) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,

3) Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,

4) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,

5) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

6) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

7) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,

8) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

9) Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,

10) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,

11) Faaliyeti ile ilgili amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,

12) Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,

13) Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,

14) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,

15) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,

16) Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir,

17) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,

18) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet bilgi notu veya rapor hazırlar ve üstlerinin bilgi ve takdirine sunar,

19) Müdürlük faaliyetleri ve organizasyonlarına ait davetiyeler, el ilanları, afişler, broşürler ve kültürel yayınları, yapılan dağıtım planlamaları doğrultusunda ilgili yerlere ulaştırır,

20) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmet ve Görevlerin İcrası

MADDE 12- Mali Hizmetler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin Kabulü: Müdürlüğe EBYS sistemi üzerinden gelen yazılar ilgili bürolara havale edilir.

b) Görevin Planlanması: Mali Hizmetler Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin İcrası: Mali Hizmetler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İşbirliği ve Koordinasyon

MADDE 13- Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;

a) Mali Hizmetler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır,

b) Mali Hizmetler Müdürlüğüne gelen tüm yazılar EBYS sistemi üzerinde kayıt altına alınır.

c) Müdür evrakları EBYS sistemi üzerinden havale eder ve şefe iletir,

d) Şeflikte görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

Diğer kuruluşlarla koordinasyon; Mali Hizmetler Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

Müdürlük İçi Denetim

MADDE 14- Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde Müdür tarafından da yapılır,

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur,

b) Mali Hizmetler Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Personel Özlük Dosyaları

MADDE 15- Personelin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, görevde yükselmesinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük ve sicil dosyaları başlıca dayanaktır.

Disiplin cezaları

MADDE 16- Mali Hizmetler Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

MADDE 17- İş bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

MADDE 19- Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve kesinleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 20- Bu Yönetmelik hükümleri Başkanca yürütülür.

Hamdi KÖYLÜ Cemal AKBAŞ Bahri GAYIR

Meclis 2. Başkanvekili Meclis Katibi Meclis Katibi

T.C.

KARATAŞ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik Strateji Geliştirme Müdürlüğü ve görevli personelin çalışma usul, görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Hukuki dayanak

Tanımlar

MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen,

a) Belediye : Karataş Belediyesini,

b) Başkan : Karataş Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı : İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

d) Meclis : Karataş Belediye Meclisini,

e) Encümen : Karataş Belediye Encümenini,

f) Müdürlük : Strateji Geliştirme Müdürlüğünü,

g) Müdür : Strateji Geliştirme Müdürlüğünü,

h) EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

ı) Personel : Strateji Geliştirme Müdürlüğü çalışanlarını

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- Karataş İlçe Belediyesi’nde, Strateji Geliştirme Müdürlüğü; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48’ inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanarak kurulmuştur.

Müdürlüğün görevleri

MADDE 6- Müdürlüğün görevleri:

a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları ile yıllık programlar çerçevesinde Belediyenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak,

b) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek,

c) Belediyenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek, yorumlamak,

d) Belediyenin görev alanına giren konularda hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek, genel araştırmalar yapmak,

e) Belediyenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek, sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek,

f) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak Belediyenin faaliyet raporunu hazırlamak,

g) Belediye birimlerinin periyodik faaliyet raporlarının Başkana sunulmasını sağlamak,

h) Ulusal ve Uluslararası mali kaynakları(AB Fonları, Kalkınma Ajansı, Merkezi Finans fonları) araştırmak takip etmek ve ilgili birimleri bilgilendirmek,

I) Tüm kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, üniversiteler vb. kuruluşlarla ortak proje geliştirerek uygulamak,

i) Belediye taşınmazlarını değerlendirmek, korumak, en karlı ve verimli şekilde işletilmesi için tapu tescillerinin yapılmasını takip etmek, bu konuda diğer birimlerle koordinasyonu sağlamak, müstakil ve hisseli taşınmazların satılması ve satın alınmasını sağlamak, gerektiğinde izale-i şüyu davası açılmasına yönelik tüm iş ve işlemleri yürütmek,

j) Belediyenin mülkü olan taşınmazların envanterini çıkarmak, tapu kayıtlarını izlemek ve bunların değer artışlarının günün koşullarına göre işlem görmesini ve kayıtlarının tutulmasını sağlamak,

k) Mahallî müşterek nitelikteki hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, belediye ve mücavir alan sınırları içerisinde taşınmaz almak, kamulaştırmak, satmak, trampa etmek, tahsis etmek, bunlar üzerinde sınırlı aynî hak tesis etmek amacıyla gerekli iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak,

l) Belediye tarafından satılan, satın alınan, tahsise, takasa ve irtifak hakkına konu taşınmazların değerlemesini ve kıymet takdirlerini hazırlamak için yeteri kadar Kıymet Takdiri Komisyonu kurulmasını sağlamak. Gerektiğinde Sermaye Piyasası Kanunu çerçevesinde Lisans almış olan gayrimenkul değerleme kurum ve kuruluşları marifetiyle gayrimenkullerin, gayrimenkul projelerinin veya gayrimenkule bağlı hak ve faydalarının değer tespitlerini yaptırmak,

m) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısı’nın yasa ve mevzuat doğrultusunda vermiş olduğu iş ve işlemleri sonuçlandırmak, yer alır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- Strateji Geliştirme Müdürlüğü idari teşkilatı müdür ve büro personelinden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 8- Strateji Geliştirme Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Strateji Geliştirme Müdürü: 657 Sayılı Kanunun atamaya ilişkin maddelerinde öngörülen ilkeler ve “İl Özel İdareleri, Belediyeler ve İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Kurdukları Birlik, Müessese ve İşletmeler İle Bunlara Bağlı Döner Sermayeli Kuruluşlardaki Memurların Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Personel: Memur, işçi ve sözleşmeli ve alternatif hizmet yöntemleri ile çalıştırılan tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9– (1) Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

3) Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar,

4) Birimin yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdinde iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar,

5) Müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

6) Müdürlük bünyesinde görev yapan büroların tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,

7) EBYS üzerinden gelen Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takip ve gerektiğinde ilgiliye bilgi verilmesini sağlamak,

8) İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişiye ulaşmasını sağlamak,

9) Büronun iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden sorumludur,

10) Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi işlemlerini takip etmek,

11) Büro ile üst amirleri arasındaki koordinasyonu sağlamak,

12) Müdürlüğün aylık faaliyet raporunun hazırlanmasını temin etmek,

Müdürlüğe Bağlı Büro ile Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10- Müdürlüğün görev alanına giren görevler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: